Quy trình chuyển đổi số thành công cho doanh nghiệp.

Chuyển đổi số là một yếu tố không thể thiếu trong thời đại công nghiệp 4.0, mang lại cơ hội tái sinh và thúc đẩy doanh nghiệp bứt phá. Tuy nhiên, xây dựng một quy trình chuyển đổi số hoàn chỉnh và phù hợp vẫn là thách thức đối với nhiều doanh nghiệp. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về chuyển đổi số và các bước cần thiết để thực hiện một quy trình chuyển đổi số thành công.

Chuyển đổi số (Digital transformation) là xu hướng quan trọng trong cuộc cách mạng công nghiệp 4.0. Mỗi doanh nghiệp, tổ chức có cách định nghĩa khác nhau về chuyển đổi số tùy thuộc vào mô hình và phương thức quản lý của họ. Ví dụ:

• Microsoft: Chuyển đổi số là việc tư duy lại cách tổ chức tập hợp mọi người, dữ liệu và quy trình để tạo ra giá trị mới.
• Gartner: Chuyển đổi số là việc sử dụng công nghệ số để thay đổi mô hình kinh doanh, tạo ra cơ hội, doanh thu và giá trị mới.

Trong quy trình chuyển đổi số, điều quan trọng là doanh nghiệp phải có góc nhìn toàn cảnh và xác định lý do cần chuyển đổi. Mọi doanh nghiệp, bất kể ngành nghề, điểm xuất phát và mục tiêu, đều có thể thấy rõ ý nghĩa của chuyển đổi số bằng cách trả lời những câu hỏi sau:

• Doanh nghiệp có cần đáp ứng nhanh hơn nhu cầu của khách hàng không?
• Năng suất có cần cải tiến không?
• Khả năng đổi mới hiện nay có bị tụt hậu so với thị trường và đối thủ không?

Bắt đầu từ đâu?

Doanh nghiệp cần xác định nên tập trung vào yếu tố con người hay nâng cấp công nghệ và hạ tầng IT. Có cần thay thế các nền tảng CNTT cũ bằng các nền tảng mới như điện toán đám mây không?

Hiện thực hóa chuyển đổi số như thế nào?

Lãnh đạo cần tập trung phát triển năng lực và chuyên môn cần thiết để dẫn dắt doanh nghiệp thành công trong chuyển đổi số.

• Quy trình chuyển đổi số và lợi ích đối với doanh nghiệp

Số hóa tài liệu và quy trình là bước cơ bản trong chuyển đổi số. Tất cả tài liệu giấy cần được chuyển thành định dạng kỹ thuật số và lưu trữ trên đám mây, mang lại nhiều lợi ích như:

• Quản lý và tìm kiếm dễ dàng: Doanh nghiệp có thể quản lý và truy xuất dữ liệu nhanh chóng khi cần.
• Tăng bảo mật: Tài liệu số hóa giúp tăng cường bảo mật thông tin.

Ví dụ:

Trong đào tạo nội bộ, chuyển đổi tài liệu sang định dạng số hóa giúp tăng hiệu quả. Các quy trình nội bộ và quy trình làm việc với khách hàng cũng nên được số hóa để:

• Tiết kiệm thời gian: Quy trình số hóa giúp giảm thời gian xử lý và giải quyết vấn đề.
• Giảm chi phí nhân sự: Tăng năng suất và hiệu quả công việc.
• Tăng sự hài lòng của khách hàng: Quy trình làm việc số hóa giúp phục vụ khách hàng tốt hơn, nâng cao tính cạnh tranh của doanh nghiệp.

Số hóa quy trình là bước đệm để doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả chuyển đổi số, nâng cao năng suất và tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường.